Institute of Information Science
電話系統
電話語音系統操作說明
資訊所交換機語音系統目前提供機動式路由及固定式路由兩種方式,使用者選擇後請告訴負責人員或請資訊室處理之,下表為兩種路由方式的差異與優缺點。

電話語音方式
固定式路由
機動式路由
系統設定 系統初始設定 若要使用請洽電腦室
是否需要錄問候語 可錄可不錄 一定要錄
忙線時 請參考問候語錄製方法 來電者會立刻聽到問候語
無人應答時 請參考問候語錄製方法 響鈴四聲後聽到問候語
優點 能分辨忙線及無人應答,並適當的回應,使用者不一定錄問候語系統本身有語音 來電者在忙線或無人應答時有較多的選擇,如轉接、留話、轉接總機
缺點 來電者最後一定進入語音信箱,若來電者不留言將產生空的留言存於信箱中 使用者一定要錄問候語,對於忙線及無人應答時系統不會分辨只有請來電者自行判斷
由於提供兩種路由方式,所以在某些功能將分兩種方式,請使用者依分機的路由方式選擇。

問候語錄製方法
  • 機動式路由
必須由分機使用者自行錄製問候語,問候語內提供三種功能,即"按 5留言,撥 0 找總機,或改撥其它分機"。若還有其他設定需求請與資訊室聯絡。
錄製步驟
  1. 拿起話筒
  2. 撥 8003 + 分機號碼# + 1234# + 15
  3. 開始錄製
  4. 錄音內容需包括:若欲留言請按5,或撥0找總機亦可改撥其他分機號碼。(註:若您欲加其他功能請與資訊室聯絡,TEL: 1301)
  5. 結束錄製按 #
  6. 重聽錄音按 2
  7. 重新錄音按 5
  8. 掛電話
  • 固定式路由
其動作及錄音方式有下列四種
  1. 完全不做任何錄音 *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+76 取消個人問候語
    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+76 取消使用者姓名
    則聽到的語音內容全為系統聲

    講 話 中:
    "分機xxxx,現在電話中,聽到嗶聲後請留言,如需服務請撥0 嗶"
    無人應答:
    "分機xxxx,無法接聽您的電話,聽到嗶聲後請留言如需服務請撥0嗶"

  2. 只錄製電話使用者姓名
    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+76 取消個人問候語
    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+5 錄製使用者姓名

    則聽到的語音內容如下

    講 話 中: "使用者姓名" + "系統聲"
    無人應答: "使用者姓名" + "系統聲"

    例如:
    使用者姓名的錄製內容為 "電腦室" 則

    講話中:
    "電腦室" +"現在電話中,聽到嗶聲後請留言,如需服務請撥 0 嗶"
    無人應答:
    "電腦室" +"無法接聽您的電話,聽到嗶聲後請留言如需服務請撥 0 嗶"

  3. 只錄製個人問候語

    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+5 錄製個人問候語

    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+76 取消使用者姓名

    則聽到的語音內容如下

    講 話 中: "分機xxxx,現在電話中" + "個人問候語"
    無人應答: "個人問候語"

    例如:
    個人問候語的錄製內容為"這裡是電腦室,無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥0 " 則

    講話中:
    "分機xxxx,現在電話中"+"這裡是電腦室,無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
    無人應答:
    "這裡是電腦室,無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"

  4. 錄製個人問候語及使用者姓名

    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+5 錄製個人問候語
    *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+5 錄製使用者姓名
    則聽到的語音內容如下

    講 話 中: "使用者姓名" + "現在電話中" + "個人問候語"
    無人應答: "個人問候語"

    例如:
    個人問候語的錄製內容為"無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 " ,使用者姓名的錄製內容為"電腦室" 則
    講話中:
    "電腦室" +"現在電話中" +"無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
    無人應答:
    "無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
  • 問候語刪除方法
  1. 機動式路由
    不提供刪除功能但使用者可自行修改,修改方式請參考問候語錄製方法。
  2. 固定式路由
刪除步驟 :
  1. 拿起話筒
  2. 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 82 + 1 + 76
  3. 退出按83
  • 錄製使用者姓名 (讓使用者以姓名代替分機號碼)
步驟 :
  1. 拿起話筒
  2. 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 89 + 5
  3. 開始錄製姓名
  4. 結束錄製按 #
  5. 重聽錄音按2
  6. 退出按83
  • 聽取語音留言
。從所內任一分機
  1. 拿起話筒
  2. 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 2
  3. 聽取留言
。從所外
  1. 撥通資訊所電話
  2. 轉分機 8000 + 自己分機號碼# + 密碼# + 2
  3. 聽取留言
  • 設定密碼
為了維護您的權益,請務必設定密碼,在您尚未設定密碼之前,密碼內定為與分機號碼相同。
步驟
  1. 拿起聽筒
  2. 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 84
  3. 輸入密碼 (4 ~ 16個數字)
  4. 結束按 #
  5. 退出按83
  • 清除語音信箱留言
步驟
  1. 拿起聽筒
  2. 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 76
  3. 清除留言
  • 語音系統簡易操作說明
功能
代碼
說 明
諮詢 (Help)
*
當使用者不知道如何操作語音系統時,按 * 鍵,語音系統會自動引導使用者。
停止 (Stop)
#
使用者欲中斷語音系統時,按 #鍵,再撥欲轉的分機碼。
值機台 (Attendant)
0
使用者可直接按 0 由值機台轉接電話。
後退 (Skip backward)
1
讓使用者後退 5 秒鐘,再重覆播放儲存的訊息。
播放 (Play)
2
可讓使用者重覆播放送達的留言,自己要發的訊息、問候語。
前進 (Skip forward)
3
讓使用者前進 5 秒鐘,再重覆播放儲存的訊息。
前一個留言
(Previous message)
4
讓使用者能前進播放前一個留言。
錄製 (Record)
5
讓使用者能錄製要發送之訊息,對錄製完成之訊息可藉此鍵作增加或修改。
下一個留言
(Next message)
6
讓使用者能前進播放下一個留言。
直呼留言者
(Call sender)
9
受話方只需透過單鍵操作就可與留言者連絡。
Message help
7*
留言有關的指令。
回答 (Reply)
71
讓使用者能回覆某信息的發信人。
播放信封
(Play envelope)
72
讓使用者能播放信息發送者之姓名或語音信箱號碼,訊息的分類如緊急、一般式普通。
轉送 (Forward)
73
讓使用者可將信箱的留言轉送至其他信箱。
回答所有的人 (Reply all)
74
讓使用者能自動回覆某信息上所列之所有相關人員。
錄製留言 (Compose)
75
讓使用者能錄製欲發送之訊息。
取消 (Delete)
76
讓使用者消除其語音信箱之留言。
送出 (Send)
79
讓使用者能將訊息發送出去,send鍵和Message classification及Timed delivery 有互動關係。
Mail box help
8*
使用語音信箱有關的指令。
密錄系統 (Log on)
81
讓語音系統使用者知道多少留言在信箱內,有無聽過,其送達時間是否為緊急訊息。
問候語 (Greeting)
82
設定個人對內式對外的問候語。
結束語言信箱 (Disconnect)
83
再見。
密碼 (Password)
84
讓使用者能設定自己的 Password, Password可為 4 ~ 16 個 Digits。
發送名單(Distribution list)
85
讓使用者能製作自己的發送名單,語音系統可讓使用者製作 9 個發送名單,每個名單含99 個收話者。
搜尋 (Go to)
86
搜尋信箱留言,再選擇欲聽取之留言。
使用者名
(Personal verification)
89
可讓使用者不用語音信箱號碼而使用自己的名字。
Academia Sinica 資訊科學研究所 Academia Sinica