資訊所交換機語音系統目前提供機動式路由及固定式路由兩種方式，使用者選擇後請告訴負責人員或請資訊室處理之，下表為兩種路由方式的差異與優缺點。
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電話語音方式 |
固定式路由 |
機動式路由 |
| 系統設定 | 系統初始設定 | 若要使用請洽電腦室 |
| 是否需要錄問候語 | 可錄可不錄 | 一定要錄 |
| 忙線時 | 請參考問候語錄製方法 | 來電者會立刻聽到問候語 |
| 無人應答時 | 請參考問候語錄製方法 | 響鈴四聲後聽到問候語 |
| 優點 | 能分辨忙線及無人應答，並適當的回應，使用者不一定錄問候語系統本身有語音 | 來電者在忙線或無人應答時有較多的選擇，如轉接、留話、轉接總機 |
| 缺點 | 來電者最後一定進入語音信箱，若來電者不留言將產生空的留言存於信箱中 | 使用者一定要錄問候語，對於忙線及無人應答時系統不會分辨只有請來電者自行判斷 |
由於提供兩種路由方式，所以在某些功能將分兩種方式，請使用者依分機的路由方式選擇。
問候語錄製方法
- 機動式路由
必須由分機使用者自行錄製問候語，問候語內提供三種功能，即"按 5留言，撥 0 找總機，或改撥其它分機"。若還有其他設定需求請與資訊室聯絡。
錄製步驟
- 拿起話筒
- 撥 8003 + 分機號碼# + 1234# + 15
- 開始錄製
- 錄音內容需包括：若欲留言請按5，或撥0找總機亦可改撥其他分機號碼。（註：若您欲加其他功能請與資訊室聯絡，TEL： 1301）
- 結束錄製按 #
- 重聽錄音按 2
- 重新錄音按 5
- 掛電話
- 固定式路由
其動作及錄音方式有下列四種
- 完全不做任何錄音 *請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+76 取消個人問候語
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+76 取消使用者姓名
則聽到的語音內容全為系統聲
講 話 中:
"分機xxxx,現在電話中,聽到嗶聲後請留言,如需服務請撥0 嗶"
無人應答:
"分機xxxx,無法接聽您的電話,聽到嗶聲後請留言如需服務請撥0嗶"
- 只錄製電話使用者姓名
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+76 取消個人問候語
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+5 錄製使用者姓名
則聽到的語音內容如下
講 話 中: "使用者姓名" + "系統聲"
無人應答: "使用者姓名" + "系統聲"
例如:
使用者姓名的錄製內容為 "電腦室" 則
講話中:
"電腦室" +"現在電話中,聽到嗶聲後請留言,如需服務請撥 0 嗶"
無人應答:
"電腦室" +"無法接聽您的電話,聽到嗶聲後請留言如需服務請撥 0 嗶"
- 只錄製個人問候語
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+5 錄製個人問候語
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+76 取消使用者姓名
則聽到的語音內容如下
講 話 中: "分機xxxx,現在電話中" + "個人問候語"
無人應答: "個人問候語"
例如:
個人問候語的錄製內容為"這裡是電腦室,無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥0 " 則
講話中:
"分機xxxx,現在電話中"+"這裡是電腦室,無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
無人應答:
"這裡是電腦室,無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
- 錄製個人問候語及使用者姓名
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+82+1+5 錄製個人問候語
*請執行 8000+分機號碼#+密碼(通常為分機號碼)#+89+5 錄製使用者姓名
則聽到的語音內容如下
講 話 中: "使用者姓名" + "現在電話中" + "個人問候語"
無人應答: "個人問候語"
例如:
個人問候語的錄製內容為"無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 " ，使用者姓名的錄製內容為"電腦室" 則
講話中:
"電腦室" +"現在電話中" +"無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
無人應答:
"無法接聽您的電話,請在嗶聲後留言,如需服務請撥 0 嗶"
- 問候語刪除方法
刪除步驟 :
- 機動式路由
不提供刪除功能但使用者可自行修改，修改方式請參考問候語錄製方法。- 固定式路由
- 拿起話筒
- 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 82 + 1 + 76
- 退出按83
- 錄製使用者姓名 (讓使用者以姓名代替分機號碼)
步驟 :
- 拿起話筒
- 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 89 + 5
- 開始錄製姓名
- 結束錄製按 #
- 重聽錄音按2
- 退出按83
- 聽取語音留言
。從所內任一分機。從所外
- 拿起話筒
- 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 2
- 聽取留言
- 撥通資訊所電話
- 轉分機 8000 + 自己分機號碼# + 密碼# + 2
- 聽取留言
- 設定密碼
為了維護您的權益,請務必設定密碼,在您尚未設定密碼之前,密碼內定為與分機號碼相同。
步驟
- 拿起聽筒
- 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 84
- 輸入密碼 (4 ~ 16個數字)
- 結束按 #
- 退出按83
- 清除語音信箱留言
步驟
- 拿起聽筒
- 撥 8000 + 分機號碼# + 密碼# + 76
- 清除留言
- 語音系統簡易操作說明
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功能 |
代碼 |
說 明 |
| 諮詢 (Help) |
* |
當使用者不知道如何操作語音系統時,按 * 鍵,語音系統會自動引導使用者。 |
| 停止 (Stop) |
# |
使用者欲中斷語音系統時,按 #鍵,再撥欲轉的分機碼。 |
| 值機台 (Attendant) |
0 |
使用者可直接按 0 由值機台轉接電話。 |
| 後退 (Skip backward) |
1 |
讓使用者後退 5 秒鐘,再重覆播放儲存的訊息。 |
| 播放 (Play) |
2 |
可讓使用者重覆播放送達的留言,自己要發的訊息、問候語。 |
| 前進 (Skip forward) |
3 |
讓使用者前進 5 秒鐘,再重覆播放儲存的訊息。 |
| 前一個留言 (Previous message) |
4 |
讓使用者能前進播放前一個留言。 |
| 錄製 (Record) |
5 |
讓使用者能錄製要發送之訊息,對錄製完成之訊息可藉此鍵作增加或修改。 |
| 下一個留言 (Next message) |
6 |
讓使用者能前進播放下一個留言。 |
| 直呼留言者 (Call sender) |
9 |
受話方只需透過單鍵操作就可與留言者連絡。 |
| Message help |
7* |
留言有關的指令。 |
| 回答 (Reply) |
71 |
讓使用者能回覆某信息的發信人。 |
| 播放信封 (Play envelope) |
72 |
讓使用者能播放信息發送者之姓名或語音信箱號碼,訊息的分類如緊急、一般式普通。 |
| 轉送 (Forward) |
73 |
讓使用者可將信箱的留言轉送至其他信箱。 |
| 回答所有的人 (Reply all) |
74 |
讓使用者能自動回覆某信息上所列之所有相關人員。 |
| 錄製留言 (Compose) |
75 |
讓使用者能錄製欲發送之訊息。 |
| 取消 (Delete) |
76 |
讓使用者消除其語音信箱之留言。 |
| 送出 (Send) |
79 |
讓使用者能將訊息發送出去,send鍵和Message classification及Timed delivery 有互動關係。 |
| Mail box help |
8* |
使用語音信箱有關的指令。 |
| 密錄系統 (Log on) |
81 |
讓語音系統使用者知道多少留言在信箱內,有無聽過,其送達時間是否為緊急訊息。 |
| 問候語 (Greeting) |
82 |
設定個人對內式對外的問候語。 |
| 結束語言信箱 (Disconnect) |
83 |
再見。 |
| 密碼 (Password) |
84 |
讓使用者能設定自己的 Password, Password可為 4 ~ 16 個 Digits。 |
| 發送名單(Distribution list) |
85 |
讓使用者能製作自己的發送名單,語音系統可讓使用者製作 9 個發送名單,每個名單含99 個收話者。 |
| 搜尋 (Go to) |
86 |
搜尋信箱留言,再選擇欲聽取之留言。 |
| 使用者名 (Personal verification) |
89 |
可讓使用者不用語音信箱號碼而使用自己的名字。 |